Abrir ou criar um grupo
Na sub-aba Grupos da Agenda, visualize todas as equipes sob sua coordenação e toque no botão + para criar um novo grupo. Defina o nome da equipe, a unidade de saúde correspondente, o setor da equipe e o tipo de vínculo padrão (PJ, CLT, autônomo ou misto). Cada grupo organiza os plantões de exatamente um setor — é ele que diferencia equipes da mesma unidade (ex.: Médicos da UTI Neo vs Enfermeiros da UTI Neo). Se a unidade ainda não tiver o setor que você precisa, use o botão Criar/editar setor, abaixo de Criar grupo, para cadastrar um novo (nome e especialidade) ou renomear os existentes. O grupo é o ambiente de gestão operacional da Mediva, onde ficam centralizados a equipe de profissionais, os turnos de trabalho, as regras de escala, a conferência de presença e o fechamento financeiro. A lista de grupos apresenta chips indicando seus papéis (Gestor/Plantonista) e o selo de grupo Plus+ quando ativo.
Escala do mês
A aba Escala é o painel central da rotina do grupo:
- Resumo e Status: Chips no topo indicam membros ativos, total de plantões programados, vagas abertas e situação da coleta de disponibilidades (recebendo disponibilidades, prazo encerrado ou coleta desativada).
- Plantão de Hoje: Cartão dinâmico com atalho para o Painel de presença ao vivo no dia corrente.
- Ações Rápidas: Alterne o mês de referência, abra o editor Montar escala, imprima ou exporte a escala para Excel/CSV.
- Movimentações & Trocas: Visualize solicitações de permuta entre plantonistas, ofertas de troca disponíveis para cobertura e pedidos de cessão pendentes de aprovação.
- Vagas Abertas: Plantões sem titular são destacados para que os membros da equipe possam assumi-los ou para publicação externa como oportunidade de cobertura.
Montar a equipe
Na aba Equipe, gerencie todos os profissionais da escala com total flexibilidade:
- Convidar Membros: Busque por telefone ou nome para convidar novos plantonistas ou gestores adjuntos. O convite é enviado com notificação e o membro passa a atuar após o aceite no app.
- Opt-in de Gestor: Gestores não entram automaticamente como plantonistas da escala. Para que um gestor assuma plantões, utilize a opção de opt-in como plantonista.
- Disponibilidade Assistida: O gestor pode visualizar a disponibilidade enviada por cada plantonista para a janela do mês e, se necessário, preencher ou ajustar preferências e bloqueios em nome de um colega da equipe. O relatório da coleta distingue as duas coisas: pedidos utilizáveis (incluem recorrência materializada e lançamentos do gestor, que alimentam a geração normalmente) e envios do próprio profissional no ciclo — que são os únicos contados como resposta da equipe. Um lançamento feito pelo gestor em nome do membro não conta como confirmação pessoal dele, e vice-versa.
- Regras por Vínculo: O sistema suporta parâmetros diferenciados por vínculo de trabalho (CLT com limites rígidos de interjornada e carga horária; PJ e Autônomo com regras de descanso e limites recomendados).
- Equipe Mínima: Configure a quantidade mínima de profissionais necessária por turno para monitorar a cobertura da escala em tempo real.
Montar e publicar a escala
O editor de escala da Mediva combina alta produtividade com algoritmos avançados de otimização:
- Passo 1 — Turnos: Desenhe os turnos de atendimento na régua visual: arraste na trilha de 00h às 24h (snap de 1 hora) ou use um dos quatro atalhos prontos — Diurno 12h (07–19), Noturno 12h (19–07), Manhã 6h (07–13) e Tarde 6h (13–19). Confira o horário de início e término, o nome curto e o tipo (diurno, noturno, sobreaviso, feriado, fim de semana ou produtividade) — nome e tipo são sugeridos pelo horário e podem ser alterados — e defina a equipe mínima por dia. O turno acontece no setor do grupo — definido na criação do grupo. O valor do plantão não é configurado aqui: valores por turno e vínculo ficam em Regras de Remuneração, na aba Financeiro.
- Passo 2 — Escala & Geração Automática:
- Escala Automática: Acione o motor de geração automática com busca local para distribuir plantões respeitando restrições trabalhistas, regras de descanso, equidade de horas, rodízio de fins de semana e preferências/bloqueios coletados da equipe.
- Pintura Manual da Grade: Selecione o profissional na banca de carimbo e marque as células na grade mensal cruzando turnos e dias. Células sem responsável tornam-se vagas abertas no grupo.
- Detecção Inteligente de Conflitos: Avisos visuais e balões detalhados alertam sobre sobreposições de horários, violações do descanso mínimo configurado nas regras do grupo (com ajuste por vínculo de cada profissional, como aviso ou impedimento) ou extrapolação de carga horária entre plantões. A revisão avalia o estado salvo com essas regras efetivas e os horários gravados nos plantões.
- Ferramentas de Produtividade: Recorrência semanal, cópia de escala de meses anteriores, expansão em tela cheia e preenchimento de equipe mínima.
- Publicação Segura: Trabalhe em modo rascunho enquanto monta a escala. Quando estiver pronta, use Revisar antes de publicar para conferir o mapa completo e confirme a publicação para disponibilizar os plantões para toda a equipe.
- Simular candidatura: no cartão de simulação da revisão, escolha profissional, data e turno para ver os conflitos que aquela atribuição geraria (sobreposição, descanso, carga) antes de salvar. É só uma simulação — nada é criado nem publicado.
- Simular proposta: no botão "Simular proposta (sem salvar)" da escala automática, calcule a grade inteira sem tocar a agenda. A tela mostra "Proposta — ainda não aplicada" com as posições, o que será criado/preenchido/mantido e os avisos. "Aplicar como rascunho" grava tudo como rascunho (nada é publicado); se a escala mudar depois da simulação, a aplicação é recusada e você simula de novo.
- Alcance da simulação: "Recalcular (completo)" roda o motor inteiro e mostra o diff antes de aplicar; "Preencher vagas do rascunho" só ocupa vagas já persistidas (mantém o ID) — nunca cria plantão novo nem muda titular, e o que faltar aparece como pendência explicita em vez de ser criado.
- Fixar decisão: no editor do plantão (grade, item não publicado), "Fixar decisão" protege titular, ID e intervalo contra a regeneração; "Liberar p/ recalcular" desfaz. Editar manualmente um plantão criado pelo motor também protege (origem manual), e decisão manual antiga é preservada por padrão. Se uma mudança posterior invalidar um item protegido (publicação, titular removido do grupo, reagendamento), a simulação lista a pendência em vez de alterar em silêncio. Para refazer a partir de uma simulação anterior, simule de novo encadeando a proposta base — sempre revalidada contra o estado atual.
- Fila de exceções: no botão "Fila de exceções" da escala automática, o trabalho residual do período aparece agrupado em autorizações (bloqueiam a publicação), vagas abertas, inconsistências (regra dura violada — remaneje, sem autorização que dispense) e recomendações. Marque item a item o que quer decidir (nada vem marcado, não existe "decidir tudo") e confirme em lote vendo quantidade, pessoas e datas. Cada decisão fica registrada por item com motivo, ator e momento; se um item mudar entre a seleção e a confirmação, o lote inteiro é recusado sem aplicar parte. Recusa não tira a pendência da fila até a alocação ser corrigida.
- Reparo assistido: depois de publicar, o botão "Reparo assistido" lista vagas publicadas sem titular, cessões pendentes, permutas viáveis entre titulares e ofertas abertas que combinam — com candidatos elegíveis (sem conflito duro). Convidar envia aviso ao plantonista — o titular só muda quando ele assume a vaga. Destinar cessão usa a aprovação oficial. Em permuta ou oferta, "Sugerir aos dois" avisa os plantonistas; a troca é criada e aceita por eles no fluxo de sempre. Plantão já iniciado, realizado ou com presença/lastro não entra: trate no painel de presença ou no financeiro.
- Publicar por intervalo: na revisão, em "Publicar intervalo", escolha as datas (dentro do mês visível) em vez de publicar o mês inteiro. Cobertura, vagas, autorizações e avisos são recalculados só para o intervalo, e a tela diz quantos plantões continuam como rascunho. Só pendência ou recusa dentro do intervalo trava a publicação; pendência de fora não impede. Vaga dentro do intervalo pode ser publicada aberta, com aviso. Publicar o mesmo intervalo de novo não republica nem muda a data original. Para escalas geradas pelo motor, publicar uma parte não conclui a geração — ela só é finalizada quando todos os intervalos estiverem publicados.
- Previsão de remuneração: na revisão (quem já tem permissão financeira no grupo), o cartão "Previsão de remuneração" estima o custo dos plantões ainda não publicados pelas regras vigentes — produção fixa ou por hora projetada do horário previsto e adicionais fixos da regra, com quebra por profissional. Produtividade (quantidade futura) e plantão sem regra vigente aparecem como "sem base", nunca como zero. É uma estimativa para decidir a escala: não é valor a receber, saldo, custo definitivo nem limite de crédito, e não gera recebível nem antecipação. Mudar vínculo, tarifa, titular ou horário invalida a previsão — use "Recalcular".
Checklist de preparo
Antes de gerar, a escala automática mostra a caixa Antes de gerar com o que ainda falta decidir. Ela orienta, não trava: você pode gerar mesmo com pendências, mas sabe o que vai sair incompleto.
- O que ele confere: equipe ativa e gestor responsável, turnos cadastrados, metas de cobertura, regras do grupo e a coleta de disponibilidade do período, com quantos plantonistas já responderam.
- Impeditivo: sem equipe, sem gestor ou sem turno a geração não faz sentido.
- Aviso: a escala sai parcial — coleta incompleta ou sem metas de cobertura.
- Info: regras no padrão do produto ou oportunidades abertas no período.
- Resolver na hora: cada item pendente traz um botão que leva ao ajuste correspondente (abrir coleta, gerenciar equipe ou cadastrar turnos).
- Não bloqueia a publicação: a trava da publicação fica na revisão, com as autorizações pendentes ou recusadas do intervalo escolhido.
- Plus+: o checklist faz parte da escala automática e aparece apenas em grupos com o plano ativo.
Gerar plantões
Para necessidades pontuais ou criação em lote de plantões avulsos, use a ferramenta de geração rápida: selecione o turno desejado, defina o profissional responsável (ou marque como vaga aberta no grupo), informe o vínculo e configure a data única ou um intervalo com repetição semanal. O sistema apresenta uma prévia das datas geradas antes de confirmar e adiciona os plantões à grade como rascunhos para posterior publicação.
Acompanhamento de presença
O Painel de presença em tempo real permite ao gestor monitorar toda a operação do plantão:
- Status ao Vivo: Visualização imediata dos profissionais aguardando início, com check-in realizado dentro do raio, check-out confirmado, atrasos e ausências.
- Validação e Auditoria: Em grupos Plus+, consulte as evidências de geolocalização e a confirmação biométrica facial de cada registro.
- Gestão de Exceções: Avalie justificativas de atraso ou registro fora do perímetro, aprove capturas offline realizadas sem internet e registre ocorrências ou faltas justificadas que impactem o fechamento financeiro.
Ao vivo
A aba Ao vivo reúne, num lugar só e em tempo real, todos os grupos que você administra — em todas as instituições, com atualização automática a cada 30 segundos enquanto a tela está aberta:
- Exige você: no topo, as situações que pedem ação agora — sem check-in, vaga descoberta, entrada fora da área, não vou e sem confirmação. Abaixo, o que pode esperar: check-out ausente, justificativa pendente, falta a confirmar.
- Grupos e busca: em Grupos você vê a operação grupo a grupo, com a faixa de presença de cada um; tocar num grupo mostra todos os plantões dele. O campo Buscar grupo ou pessoa, no topo, acha um grupo ou um profissional pelo nome, e tocar na pessoa abre o plantão dela.
- Resolver: toque no cartão para abrir a folha, que mostra primeiro o que resolve — Ligar e WhatsApp (quando o contato está liberado) e os substitutos sugeridos; a linha do tempo fica recolhida no fim. Ligar, Lembrar ou Convocar já colocam você como quem está tratando; Estou cuidando disso serve só para avisar os outros gestores.
- Favoritos e instituições: marque grupos com a estrela e filtre por favoritos ou por instituição; com uma instituição filtrada, um botão favorita todos os grupos dela de uma vez.
- Seu plantão: quem também dá plantão vê o cartão Seu plantão no topo quando a janela de check-in abre.
- Convocar substitutos: em sem check-in ou vaga, a folha mostra os substitutos sugeridos, o valor pela regra do setor e botões de horário de chegada; os 3 melhores já vêm marcados, então basta tocar em Convocar (até 5). Com 2 ou mais, a folha já vem com o modo do grupo (Todos de uma vez ou Um por vez, 5 minutos cada — você define nos Ajustes do grupo) e você pode trocar só para aquela convocação. O primeiro que aceitar assume.
- Fechar um alerta: se você já falou com o plantonista, Está tudo bem tira o aviso da lista (a falta de check-in continua no fechamento); Registrar desfalque deixa o plantão descoberto sem convocar.
- Faltas em lote: com várias faltas a confirmar, Revisar faltas abre uma lista com todos desmarcados; marque quem faltou e confirme uma vez.
- Confirmação de presença: ligada nos Ajustes do grupo, pede ao titular que confirme antes do plantão; quem não responde aparece como Sem confirmação, e quem responde Não vou aparece como crítico em Exige você. Quem gere vários grupos usa Aplicar a todos os meus grupos para repetir a regra nos grupos Plus+ de uma vez. No Android, o aviso traz os botões Confirmo e Não vou conseguir na própria notificação. A instituição também pode definir um padrão (Perfil → Administração da instituição → Padrões do Ao vivo) que grupos novos herdam quando viram Plus+ pela primeira vez.
- Métricas e Sinal fraco: no segmento Grupos, o cartão Métricas (30 dias) mostra o tempo até cobrir as faltas e quantas foram cobertas; o selo Sinal fraco marca grupos com menos de 80% de check-in nos últimos 30 dias, onde os alertas de ausência podem ser falsos. Quando nada exige você, o resultado dos 30 dias também aparece na primeira tela.
A lista não se reordena enquanto você toca ou rola a tela: um alerta novo aparece como aviso no topo ("novo alerta · toque para ver").
O painel continua existindo como histórico por data; o Ao vivo é o retrato de agora.
Acompanhar o financeiro
Em grupos Mediva Plus+, a aba Financeiro oferece um cockpit executivo completo para fechamento operacional e financeiro da escala:
- Visão Geral: Painel com total de plantões realizados, horas executadas, taxa de assiduidade, absenteísmo e valor bruto consolidado do período.
- Fechamento de Período: Selecione intervalos de até 92 dias para conciliar plantões, aplicar regras de remuneração (valores por hora, adicionais noturnos/fim de semana e metas de produtividade) e apurar descontos por faltas ou glosas.
- Extrato e Pagamentos: Lista detalhada por profissional com valores brutos, deduções, valores líquidos e cronograma de datas de pagamento.
- Relatórios & Exportação: Gere relatórios sintéticos e analíticos completos com assinatura digital/hash auditável, prontos para impressão ou exportação em Excel e CSV para integração contábil.
- Regras de Remuneração: Parametrize valores por turno e vínculo com versionamento histórico auditado.
Publicar oportunidades
No menu Oportunidades, selecione Quero lançar oportunidades para anunciar vagas avulsas de cobertura ou vagas para composição de equipe fixa:
- Vinculação de Contratante: Escolha a instituição de saúde ou conta responsável pela contratação.
- Vagas de Cobertura: Selecione diretamente os plantões abertos dos seus grupos para receber candidaturas de profissionais qualificados da plataforma.
- Gerenciamento de Candidaturas: Na seção Gerenciar publicações, avalie o perfil e os conselhos profissionais dos candidatos, selecione os escolhidos e envie o convite automático para a escala.
Ajustar o grupo
Na engrenagem ao lado do nome do grupo, configure as preferências avançadas:
- Setor: Confira o setor do grupo e, enquanto ele não tiver plantões nem escala em andamento, troque-o por outro setor da mesma unidade. Depois do primeiro plantão, o setor fica travado (faz parte do histórico financeiro) — arquive o grupo e crie outro no setor certo.
- Assinatura Mediva Plus+: Ative o Plus+ utilizando slots disponíveis na sua conta, transfira a assinatura entre grupos ou agende o desligamento para o término do ciclo vigente.
- Localização e Perímetro: Cadastre o endereço completo e as coordenadas geográficas (latitude/longitude e raio em metros) da unidade para validação precisa do check-in.
- Presença Offline: Autorize ou restrinja o registro de presença offline para situações de contingência e revise capturas pendentes de sincronização.
- Regras de Trocas e Permutas: Defina se os plantonistas podem realizar permutas diretas e publicar ofertas de troca no mural do grupo.
- Confirmação de presença: ligue o pedido de confirmação antes do plantão, escolha a antecedência e quais plantões entram; o que você salvou volta a aparecer quando reabrir os Ajustes. Com vários grupos, use Aplicar a todos os meus grupos.
- Convocação de substitutos: escolha se o Ao vivo convoca por padrão Todos de uma vez ou Um por vez (5 minutos cada). Também há Aplicar a todos os meus grupos.
- Coleta de Disponibilidade: Configure as regras de abertura e fechamento automático da coleta mensal de preferências da equipe.